Đang tải dữ liệu ....
Chúc quý khách mua may, bán đắt với Chợ Hàng Hải Phòng
Danh mục rao vặt
X
HIG - Quang cao Facebook tai Hai Phong Dịch vụ mạng xã hội uy tín nhất
Đang xem chuyên mục: MÁY TÍNH, PHẦN MỀM

Quy Trình Số Hóa Tài Liệu Trong Doanh Nghiệp

 Up tin iconUp tin  theo dõi tin iconTheo dõi tin này  
Mã số tin:171959 Ngày đăng:23/11/2021 15:02 Lượt xem:328 Người đăng:khách vãng lai  
Họ tên:Trần Thương Thương Địa chỉ:Hồ Chí Minh Điện thoại:0987654321 Email:
Quy Trình Số Hóa Tài Liệu Trong Doanh Nghiệp
I. Tìm hiểu số hóa tài liệu là gì?

Số hóa là quá trình chuyển các quy trình thủ công hoặc các thông tin trên giấy tờ thành dạng kỹ thuật số.

Số hóa tài liệu là qua trình chuyển đổi các tài liệu của doanh nghiệp (các giấy tờ, hình ảnh, văn bản viết tay….) sang dạng dữ liệu kỹ thuật số mà máy tính có thể nhận biết. Việt số hóa tài liệu giúp tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, dễ dàng tìm kiếm và xử lsy thông tin. Doanh nghiệp của bạn sẽ không còn các nỗi lo về việc các giấy tờ bị thất lạc, các hỗ sơ cũ có thể bị ẩm mốc, rách hoặc thiếu không gian lưu trữ.

>> Xem thêm: Phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp CoDX

II. Các bước trong quy trình số hóa tài liệu

Tùy vào quy trình hoặt động và nhu cầu của từng doanh nghiệp mà sẽ có quy trình thực hiện số hóa khác nhau. Nhưng nhìn chung các bước để chuyển đổi dữ liệu, số hóa bao gồm các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Thu thập tài liệu lưu trữ

Tùy vào nhu cầu số hóa mà các bộ phận phòng ban thu thập các tài liệu tương ứng để để hóa, vì không thể trong cùng một thời gian mà bạn có thể số hóa toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp. Bạn cần thu thập, xắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng loại tài liệu.

Ví dụ: nếu cần số hóa các tài liệu của phòng HR, cần chuẩn bị các thông tin như: hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động hoặc bảng chấm công, bảng lương….

>>> Xem thêm: Văn phòng điện tử tích hợp mạng xã hội doanh nghiệp là gì?

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu.

Các tài liệu sau khi thu thập được lựa chọn, loại bỏ các tài liệu hư hỏng, rách, ẩm. Gỡ bỏ ghim kẹp, lấy khỏi các bìa cứng… Tùy vào loại tài liệu và nhu cầu lưu trữ và kỹ thuật số hóa sẽ khác nhau. Có thể scan đối với các tài liệu thông thương hoặc Bookscan đối với các tài liệu dạng đóng quyển.

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Sau khi tài liệu được scan chụp cần hệ thống lại bằng cách tạo thư mục lưu trữ, định dạng file, đặt tên. Các file đã được số hóa, được tập hợp theo tổ chức ban đầu để tạo thành siêu dữ liệu lưu trữ (metadata).

Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Tài liệu sau số hóa cần kiểm tra lại chi tiết, nếu có tài liệu hoặc mục nào chưa đạt yêu cầu thì cần chỉnh sửa lại

Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ

Sau khi tổ chức số hóa dữ liệu xong cần gửi lại hồ sơ gốc cho các phòng ban hoặc bộ phận văn thư lưu trữ. Các tài liệu đã được số hóa sẽ bàn giao theo cách phân quyền hệ thống.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả nhất cho doanh nghiệp 2021


-----------------------------------------------------


Bình luận


CÁC TIN MỚI NHẤT CÙNG CHUYÊN MỤC: MÁY TÍNH, PHẦN MỀM

  • Hướng dẫn sử dụng Autodesk Mechanical Desktop 2009 (08/04/2024)
  • Hướng dẫn cài tải và cài đặt phần mềm iSpring Suite 11 (05/03/2024)
  • Hướng dẫn cài Articulate Storyline 3 (03/03/2024)
  • Sửa máy tính tại nhà - Hải Phòng (03/03/2024)
  • Hướng dẫn cài phần mềm Tajima DGML By Pulse 14 (27/02/2024)
  • Phần mềm lập trình cnc - Vero Surfcam 2014 R2x64 (27/02/2024)
  • Phần mềm marketing tool (09/01/2024)
  • Sóng nhựa hở 1T0 chất hàng uy tín chất lượng - Giao hàng toàn quốc (25/11/2023)
  • Thùng rác nhựa chim cánh cụt thân thiện với môi trường, an toàn với trẻ nhỏ (25/11/2023)
  • Sọt nhựa có quai săt dùng trong công ty xí nghiệp may – 094 779 7507 Lan (25/11/2023)

CÁC TIN ĐƯỢC XEM NHIỀU NHẤT THUỘC CHUYÊN MỤC: MÁY TÍNH, PHẦN MỀM

  • Cài Đặt Sửa Chữa Máy Tính Laptop Tại Nhà ở Hải Phòng (13/08/2014) (14157 lượt xem)
  • Thiết kế web khuyến mại quảng bá web miễn phí (trị giá khuyến mại hơn 1 triệu đồng) (09/08/2014) (12953 lượt xem)
  • CÔNG TY MÁY TÍNH LÂM HIẾU BÁN & PHÂN PHỐI LINH KIỆN MÁY TÍNH, MÁY VĂN PHÒNG (07/08/2013) (11719 lượt xem)
  • Card màn hình AMD Radeon 470 4GB Full cổng, Blackpale, DDR 5 mới 100% (14/01/2020) (11459 lượt xem)
  • Siêu thị Máy tính CMAX:Phân phối linh kiện Máy tính hàng chính hãng giá siêu tốt. (20/04/2015) (11187 lượt xem)
  • Loa vi tính các dòng Microlab, Homesound, Ebus...hàng chất lượng giá tốt 0904329118 (07/06/2023) (10071 lượt xem)
  • Bán máy in cũ giá rẻ số 1 tại Hải Phòng (02/06/2016) (9532 lượt xem)
  • mua bán màn hình máy tính cũ tại Hải Phòng (02/06/2016) (9237 lượt xem)
  • Gps định vị dấn đường toàn cầu (08/07/2013) (8136 lượt xem)
  • MÁY TÍNH GAME🎁VĂN PHÒNG🎁ĐỒ HỌA🎁MÀN HÌNH 19”-20” - 24”-27”🎁LK MÁY TÍNH CŨ [Cập nhật 08 /01/18]🎁 (02/02/2018) (8052 lượt xem)

Tin SVIP/VIP chợ hàng hải phòng

Thống kê chợ hàng hải phòng

Số tin rao: 145,949
Số thành viên: 11,894
Hôm qua: 45,760 người xem
Hôm nay: 10,780 người xem
Tổng lượt xem icon Tổng lượt xem: 101,673,935
Kỉ lục: 149,063 người xem ngày 23/10/2019

Liên kết

  • CÔNG TY TNHH TM THUẬN VINH
  • MAXSHOP - Thời trang nam Hải Phòng
  • Nhà Mặt Phố Hải Phòng
  • Nội Thất Kiến Quốc
  • Thiết kế web Hải Phòng
  • Sofa chính hãng
  • Hưng Phát Container
  • THẾ GIỚI ÁNH SÁNG WORLDLIGHTING
  • Bếp chính hãng Richhome